每個印刷企業都會有一些不同年份制造、新舊程度不同的印刷設備，這就很難制訂統一適用的目標效率及相應措施。以下的四個步驟或能從整體上幫助印刷企業提高印刷車間的生產效率。
第一步，為每一臺印刷機制訂基準（定標）。
從車間每個月要印刷的印件中選出一個典型作業或某一類型的作業，記錄下印刷準備和印刷運行等各個環節的有關信息，包括印刷準備時間、印刷速度、廢品張數、停機次數、印刷機停機清洗橡皮布的次數、橡皮布故障，以及環狀白斑等數據，并記錄下每次發生停機的原因和時間。然后，根據記錄為每個班次進行定標，而且要具體到每一個印刷機操作人員。有了基準之后，就可以據此來衡量采取改進措施后生產效率提高的程度。
第二步，清潔印刷車間。
按照精益生產的要求，建立一個5S計劃，并完成五個清理步驟，即整理（Separate）、整頓（Straighten）、清掃（Scrub）、清潔（Spread）和素養（Systematize）。在開始此項工作之前，企業或車間領導首先應當清理一下自己的辦公室，為整個企業或車間做出樣板。
第三步，請設備制造商幫忙解決設備存在的問題。
帶“病”運行的印刷機很難提高效率，所以要與設備制造商一起檢查樣張，并向他們說明要在印刷機上解決什么問題，獲得他們的幫助。這樣做可能需要一定的成本投入，但是卻能解決印刷機部件磨損或損壞問題。對于印刷車間而言，每個月都要對印刷作業重新進行測量，這樣就有可能看到顯著的改善。
第四步，在進一步改進中讓相關人員參與進來。
相關人員，包括操作人員、設備維護人員以及中層管理人員，都會有自己的想法和建議。應該仔細傾聽他們的建議，如果恰當合適就要付諸實施。
此外，還有一種激將法，即把一段時間內的有關生產效率的數字張貼出來，稍顯落后的團隊就會努力進行改進。比如，一個車間的印前準備時間在20分鐘之內，另一個具有相同設備的印刷車間則需要40分鐘，那么落后的車間或機組一定會想辦法甩掉落后的帽子。
